Mehr als nur Ausprobieren: KI-Potenzial in echten Geschäftserfolg verwandeln

Dies ist der zweite Teil einer zweiteiligen Serie darüber, wie europäische Unternehmen in Wissensmanagement investieren, um im KI-Zeitalter erfolgreich zu sein.

In meinem vorherigen Beitrag haben wir uns das Wissensparadoxon angesehen: Die meisten europäischen Unternehmen wissen, dass zentralisiertes Wissen wichtig ist, kämpfen im Arbeitsalltag jedoch mit der Umsetzung. Die europäischen Führungskräfte, die wir befragt haben, waren sich einig: Ohne eine solide Basis aus gut organisierten und leicht zugänglichen Informationen lässt sich KI nicht wirkungsvoll einsetzen.

Aber wie fängt man eigentlich an, KI gewinnbringend einzusetzen, wenn diese Wissensbasis erst einmal steht?

KI entwickelt sich rasant und die meisten Teams haben weder die Zeit noch die nötige Gewissheit, um von Anfang an die perfekte Lösung zu entwerfen. Die Führungskräfte, mit denen wir gesprochen haben, kamen immer wieder auf denselben Ansatz zurück: Erst kleine, sinnvolle Erfolge erzielen und darauf aufbauen. Zeitfresser identifizieren, automatisieren, aus den Ergebnissen lernen und dann Schritt für Schritt weiterentwickeln. Mit der Zeit entsteht aus diesen Erfolgen eine Kultur – und eine echte Bereitschaft, KI weiter voranzutreiben.

Ein besonders wirkungsvoller Ansatzpunkt tauchte in fast jedem Gespräch auf. Smart Notes wurden immer wieder als einfacher, aber wirkungsvoller Anwendungsfall genannt und das aus gutem Grund. Wenn Teams automatisch ein Protokoll ihrer Gespräche erhalten, verändert sich die Meeting-Kultur zum Positiven:

• Diskussionen bleiben fokussiert, weil Entscheidungen und nächste Schritte festgehalten werden

• Mehr Personen können asynchron auf dem Laufenden bleiben – ohne an jedem Meeting teilnehmen zu müssen

• Notizen werden auch später noch nützlich, weil sie zusammen mit dem Rest der Arbeit durchsuchbar sind

Bei Rakuten France verbrachten Produktteams 50–75 % ihrer Zeit in Meetings – und schrieben oft noch bis spät abends an ihren Notizen. Durch die Zentralisierung von Wissen in Notion und den Einsatz von Smart Notes wurden aus aufgeblähten Meetings mit 25 Personen – bei denen nur eine Handvoll aktiv mitmachte – fokussierte Entscheidungssitzungen.. Beteiligte, die nicht im Meeting sein mussten, konnten die Notizen im Nachhinein lesen und sich asynchron einbringen.

Thomas Zeller, CDO bei UnternehmerTUM, betonte außerdem: Sobald Meeting-Notizen zusammen mit E-Mails, Chats und Dokumenten durchsuchbar sind, fühlen sie sich nicht mehr wie „Zusatzarbeit" an. Sie werden Teil des Informationssystems der Organisation – und ihr Fehlen fühlt sich plötzlich an wie fehlender Kontext. Sie ermöglichen außerdem die „Pull-Kultur", die ich in meinem vorherigen Beitrag erwähnt habe: Statt Updates an alle zu pushen (mehr Meetings, mehr Nachfragen) können sich Personen den Kontext holen, wenn sie ihn brauchen, weil das Meeting-Protokoll später auffindbar ist.

Wenn sich die Nutzung von KI immer weiter verbreitet und erste Ergebnisse sichtbar werden, macht diese Erfolge öffentlich bekannt. Die Leute brauchen oft konkrete Beispiele, um Ideen zu entwickeln, und den Arbeitsablauf eines Kollegen in Aktion zu sehen, ist oft überzeugender als obligatorische Schulungen.

Bei Pleo hat Priscilla (Pri) Nagashima, VP of Data and AI, genau dafür einen Slack-Kanal namens „Control AI Delight" ins Leben gerufen. „Es ist so eine Art Grasroots-Bewegung von Personen, die einfach begeistert sind von KI, Tools und Technologie im Allgemeinen", erklärt Pri. „Sie teilen, was sie bauen, was sie lernen, was funktioniert und was nicht. Das hat den Leuten wirklich gezeigt, was möglich ist."

Dasselbe Prinzip funktioniert auch in strukturierten, Live-Formaten. Bei Above nutzt Tore Fjaertoft, Director of Operational Excellence and Strategy, Demo Days für ähnliche Zwecke: Teams stellen ihre KI-Workflows in regelmäßigen Sessions vor.

Wenn Kolleg/-innen und Kollegen sehen, wie andere KI in ihrer täglichen Arbeit einsetzen, erkennen sie eher Anwendungsfälle, die zu ihrem eigenen Kontext passen – und die Nutzung verbreitet sich von Mensch zu Mensch, statt von oben herab angeordnet zu werden. Es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der Lernen durch Vorführen und Ausprobieren passiert und nicht nur durch Dokumentation oder Schulungen.

Sobald Menschen anfangen zu experimentieren, kristallisieren sich bestimmte KI-Anwendungsfälle als Favoriten heraus. Hier sind die Anwendungen, die die Führungskräfte, mit denen wir gesprochen haben, täglich nutzen:

Schnelle Kontext- und Statusabfragen. Während Dan Bathurst, CPO von Nscale, sein Unternehmen von einstelliger Mitarbeiterzahl auf Hunderte skaliert, nutzt er Notion-KI, um sich durch das Rauschen zu arbeiten und schnelle Geschäftsüberblicke zu erhalten, anstatt Statusmeetings anzusetzen oder endlose Slack-Threads durchzuscrollen. „Diese schnellen Informationshappen geben mir den Gesamtüberblick, den ich brauche, um auf dem Laufenden zu bleiben, ohne mein Team zu unterbrechen", erzählt er. „Das ist unglaublich hilfreich.“

Recherche-Synthese. Tores Team bei Above führt umfangreiche Kundenbefragungen durch – manchmal 20 oder mehr für ein einzelnes Projekt. Anstatt die Transkripte manuell durchzugehen, speichern sie Gesprächsnotizen in Notion und stellen Fragen wie: „Was sind die zehn wichtigsten Erkenntnisse aus allen diesen Interviews zu dieser Herausforderung?“ Die Synthese erfolgt sofort und bringt Erkenntnisse ans Licht, für die man sonst tagelang bräuchte.

Erfassung von Unternehmenswissen. Bei Rakuten France stecken 25 Jahre Unternehmensgeschichte in den Köpfen der Menschen – was CPO Clément Caillol als „mündliche Kultur" bezeichnet, bei der Wissen verschwindet, sobald Mitarbeitende gehen. Seine Lösung: Die dienstältesten Mitarbeitenden befragen, alles aufzeichnen und KI automatisch diese Gespräche in Dokumentation verwandeln lassen. „Es gibt Personen in Ecken des Unternehmens, die Dinge wissen – man muss den Berg erklimmen, um das Orakel zu befragen, weil nur sie es wissen", erzählt Clément. „Es wird nicht perfekt sein, aber zumindest reduzieren wir den Bus-Faktor ein bisschen.“

Persönliches Denken und Ideenfindung. Alexandre Imbeaux, Head of Talent Management Products bei Lucca, hat drei Kinder, die Morgen sind chaotisch, und abends ist seine Denkzeit. Abends beim Rasieren nutzt er Smart Notes und lässt fünf Minuten lang seine Gedanken fließen, für Ideen, Entscheidungen und anstehenden Aufgaben. Am nächsten Morgen nimmt er diese transkribierten Blöcke und fügt sie in Nachrichten und Memo-Entwürfe ein. Es ist zu seinem abendlichen Ritual geworden, um seine Gedanken zu ordnen.

Strategische Tool-Konsolidierung. Pleo verwaltet über 300 Softwaretools – eine unübersichtliche Vielfalt, die teuer und ineffizient ist. Pris Team nahm die Tool-Tabelle, fütterte Notion AI damit und ließ die KI Konsolidierungsmöglichkeiten basierend auf Verlängerungsterminen und Nutzungsmustern analysieren. Das Projekt brachte Personen aus den Bereichen Daten, Entwicklung, Produkt, Finanzen und Einkauf zusammen – alle arbeiteten in einer geteilten Datenbank, um die Beschaffungsstrategie für das nächste Jahr zu entwickeln und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Selbst mit der richtigen Grundlage verbreitet sich KI nicht von selbst. In den meisten Organisationen sind mehrere Personen erforderlich, die erste Experimente in echte, wiederholbare Workflows verwandeln – und dann teilen, was sie erstellt haben, damit andere es übernehmen können. Menschen sind die Ersteller, und KI (insbesondere Custom Agents) ist dazu da, um ihre Arbeit zu verzehnfachen.

Für Unternehmen, die aktuell im Wissensmanagement-Paradoxon kämpfen, gibt es einige praktische Schritte, um erste Erfolge mit KI zu erzielen:

1. Beginnt mit zentralisiertem Wissen. Bevor KI helfen kann, braucht euer Team einen verlässlichen Ort für Entscheidungen, Dokumente und Projekt-Kontext, damit Antworten nicht über Tools und Threads verstreut sind.

2. Schafft eine Dokumentationskultur. Beginnt mit dem „Warum", damit der Wert persönlich spürbar wird, und macht es dann einfach (und lohnenswert), Dinge gleich festzuhalten. Das Ziel ist nicht perfekte Dokumentation – sondern gemeinsamer Kontext, auf dem euer Team aufbauen kann.

3. Verwandelt kleine Erfolge in geteilte Workflows. Beginnt mit wirkungsvollen, leicht zu übernehmenden Anwendungsfällen wie Smart Notes. Teilt, was funktioniert, um die Akzeptanz untereinander anzustoßen. Mit der Zeit entwickeln sich Teams so von gelegentlicher KI-Nutzung hin zum täglichen Arbeiten damit.

Das Wissensparadoxon ist real, aber nicht unlösbar. Die Unternehmen, die von KI profitieren, warten nicht auf die perfekte Strategie. Sie bauen mit kleinen, wirkungsvollen Workflows Schwung auf und verbreiten dann, was funktioniert, durch Vorreiter und geteilte Beispiele. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen verstreute Informationen in einen gemeinsamen Kontext bringen – für schnellere Abstimmung, weniger Zeitfresser und mehr Raum für das Wesentliche.