So berechnest du den ROI von KI für dein Unternehmen (wirklich!)

Was kann KI tatsächlich leisten? Alle sprechen über die Produktivitätssteigerung, aber kaum jemand hat bisher versucht, diese zu quantifizieren. Produktivität, die ein Unternehmen wirklich positiv beeinflusst, kommt von den Mitarbeitenden – von den Menschen, die jeden Tag viele Stunden damit verbringen, Informationen zu suchen, Pläne zu entwickeln und Dokumente zu bearbeiten.

Die KI kann uns, wenn sie richtig in unsere Arbeit integriert wird, viele dieser mühevollen Fleißaufgaben abnehmen, sodass wir mehr Zeit haben, uns auf wichtigere und lohnendere Aufgaben zu konzentrieren.

Das sagen auch die Marktdaten. Wir haben hunderte von Notion-KI-Kund/-innen befragt, einschließlich derjenigen, die Q&A nutzen, das neue Notion-KI-Tool für die Suche nach Informationen. Die Ergebnisse sind eindeutig: 74 % geben an, dass KI sie produktiver macht und ihnen im Schnitt 69 Minuten pro Woche für die Informationssuche einspart. Dadurch haben die Mitarbeitenden nicht nur mehr Zeit für wichtige Aufgaben, sie fühlen sich auch besser informiert und kompetenter.

Können wir diese Vorteile mit einem Preisschild versehen? Ja. Wir verraten dir, wie du den potenziellen ROI von KI für dein Unternehmen ganz einfach berechnen kannst.

Die riesige Flut an Informationen heutzutage stellt uns alle vor große Herausforderungen.

Kleine Unternehmen nutzen im Schnitt 69 Anwendungen, um ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Bei größeren Unternehmen sind es schnell über 200. Beschäftigte verbringen im Schnitt jeden Tag allein drei Stunden damit, die Informationen zusammenzusuchen, die sie für ihre Arbeit benötigen – und oft werden sie gerade in entscheidenden Momenten nicht fündig.

Dabei gibt es viele entscheidende Momente. Jedes Projekt produziert zahlreiche Meetings und jedes Meeting produziert zahlreiche Notizen, Aktionspläne und Updates – so sammeln sich immer mehr Daten an, die immer schwieriger zu finden sind, wenn es drauf ankommt. Die Folgen dieses chaotischen Informationsmanagements liegen zwar auf der Hand, aber sie bereiten trotzdem noch viel Kopfzerbrechen: Ein Drittel aller Mitarbeitenden sagt, dass die vergebliche Suche nach Informationen sie so sehr stresst, dass sie sich ausgebrannt fühlen. Wissensarbeitende sagen, dass sie 58 % ihrer Arbeitszeit damit verbringen, „Arbeit rund um die Arbeit“ zu erledigen.

Wie schaffen wir es also, uns wieder ganz auf unsere eigentliche Arbeit zu konzentrieren?

Wenn du bei der Arbeit etwas nicht weißt, wie findest du dann die Antwort?

Du kannst selbst nach den benötigten Informationen suchen, allerdings wird das ein paar Minuten dauern. Du kannst Kollegen fragen, aber auch das wird ein paar Minuten dauern, denn in der Regel musst du die Frage eintippen und ausführlich erklären. Der Kollege oder die Kollegin schreibt zurück – oder sucht die Antwort und schreibt dann zurück –, wodurch er oder sie leicht zehn Minuten verliert, plus noch mal 20 Minuten, um zum ursprünglichen Arbeitsablauf zurückzukehren. Oder vielleicht antworten Kolleg/-innen auch gar nicht. In dem Fall könntest du den halben Tag damit beschäftigt sein, die benötigte Information selbst zu beschaffen.

Mit KI erhältst du umgehend eine Antwort auf deine Fragen. Notion-Nutzende, die Q&A verwenden, stellen im Schnitt 2,7 Fragen pro Tag – und die Mehrheit von ihnen gibt an, mindestens fünf Minuten Arbeitszeit pro Frage zu sparen. Betrachtet man diese Angaben auf Unternehmensebene, ergeben sich erstaunliche Zahlen:

• Osaka Gas beschäftigt rund 3.000 Mitarbeitende und schätzt, 35 % weniger Zeit für die Suche von Informationen aufbringen zu müssen.

• Remote.com beschäftigt rund 1.400 Mitarbeitende und spart geschätzt zehn Minuten pro Suche – und das bei 300 gestellten Q&A-Fragen pro Tag.

KI kann die Effizienz auch dadurch steigern, dass sie mühevolle Aufgaben beschleunigt, wie z. B. das Zusammenfassen von Protokollen, die Erstellung von Konzepten und Entwürfen, das Aktualisieren von Datenbank-Analysen usw. Auf Basis der Daten, die wir aus der Umfrage haben, können wir genau berechnen, wie viele Minuten pro Woche ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten durch die Nutzung von Notion KI einsparen kann.

Bei einem Unternehmen, das bereits unter dutzenden einzelnen Anwendungen ächzt, könnte KI den Tool-Dschungel weiter verdichten und Arbeitsabläufe blockieren, die ohnehin schon zu komplex sind. Aber Notion KI wird in die bereits genutzte Arbeitsumgebung – deinen Workspace – eingebettet. Wenn ChatGPT Protokolle zusammenfassen soll, die in Google Docs erstellt wurden, ist das ein mühevoller fünfstufiger Prozess. Mit Notion KI erfordert die Zusammenfassung nur einen einzigen Schritt.

Und wenn Mitarbeitende KI als Teil eines Tools nutzen können, das sie bereits kennen und gern nutzen, arbeiten sie motivierter und schneller. Das kann sich nur positiv auf den Umsatz auswirken, oder?

Die eingesparten Stunden bedeuten deutliche finanzielle Mehrgewinne pro Mitarbeiter/-in. Diese Umsatzsteigerung pro Kopf ist natürlich das ultimative Ziel, aber wir wollten unseren Kund/-innen auch dabei helfen, besser zu verstehen, was diese Zeitersparnisse für ihren ROI bedeuten. Deshalb haben wir mit ihnen zusammengearbeitet und gemeinsam eine Formel entwickelt, mit der auch du berechnen kannst, welchen ROI dir die Einführung von Notion KI bietet.

Berechne zunächst die Arbeitszeit, die du durch den Einsatz von Q&A über das gesamte Unternehmen hinweg pro Tag einsparst:

2,7 Q&A-Fragen pro Tag × Anzahl der Mitarbeitenden, die Q&A nutzen werden × 0,08 Stunden gespart pro Frage = x Stunden gespart pro Arbeitstag

Berechne im Anschluss den jährlichen Wert dieser Zeiteinsparung:

Anzahl der pro Tag eingesparten Stunden × durchschnittlicher Stundenlohn × 220 Arbeitstage pro Jahr =  x € Kosteneinsparung im Jahr

Hier ist ein Beispiel:

• Angenommen, du hast 100 Mitarbeitende in Notion, die im Durchschnitt 50 € pro Stunde verdienen und von denen 33 % Q&A nutzen werden

• Deine Zeitersparnis pro Jahr = 2,7 Fragen/Tag x 100 Mitarbeitende x 0,0833 gesparte Stunden/Frage x 220 Arbeitstage x 33 % Nutzung durch Mitarbeitende = 1.848 Stunden

• Der jährliche Wert dieser Zeiteinsparung beträgt 1.848 gesparte Stunden x 50 €/Stunde = 92.400 €

Es ist kaum zu glauben, dass Notion KI erst ein Jahr alt ist und trotzdem schon solch einen Unterschied ausmachen kann! Es wird noch viel, viel mehr kommen und wir alle werden noch viel, viel mehr lernen. Wir hoffen, diese Anregungen können dir dabei helfen, die Zukunft des Arbeitens als KI-gestütztes Unternehmen mit offenen Armen zu empfangen. Hier kannst du mehr erfahren und deinen eigenen KI-ROI berechnen.