AI의 진정한 영향력은 과연 무엇일까요? 모두가 '생산성 향상'이라고 입을 모아 말하지만 정작 이를 정량화하려는 시도는 거의 없었습니다. 비즈니스에 지대한 영향을 미치는 생산성은 매일 몇 시간씩 정보를 검색하고, 계획을 구체화하고, 문서를 편집하는 직원들로부터 시작된다고 해도 과언이 아닌데요.
업무에 적절하게 통합된 AI 기능은 지루한 단순 반복 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 도와줍니다. 그렇게 절약된 시간은 좀 더 중요하고 가치 있는 일에 투자할 수 있겠죠?
마켓 데이터가 이를 뒷받침하는데요. Notion AI의 새로운 정보 검색 도구인 Q&A 기능 사용자를 포함하여 수백 명의 Notion AI 고객을 대상으로 설문조사를 진행한 결과, 응답자의 무려 74%가 AI를 통해 생산성이 향상되었고, 정보 검색에 할애하는 시간이 주당 평균 69분 감소하여 좀 더 중요한 작업에 더 많은 시간을 투자할 수 있게 된 동시에, 업무와 관련된 정보를 이전보다 좀 더 쉽고 간편하게 확인할 수 있게 되었다고 답했습니다.
그렇다면 AI로 누릴 수 있는 이러한 혜택들을 비용으로 환산할 수 있을까요? 당연히 가능합니다. 회사 업무에 AI를 도입했을 때 기대할 수 있는 ROI를 실제로 계산해 볼게요.
관건은 정보 관리
우리는 그 어느 때보다 많은 양의 정보를 접하며 살아가고 있습니다.
중소기업이 비즈니스를 위해 사용하는 앱은 평균 69개, 대기업의 경우엔 그 수가 무려 200개를 넘기도 합니다. 직원들은 매일 3시간을 업무에 필요한 정보를 검색하는 데 사용하지만, 정작 꼭 필요한 순간에 그 정보를 손에 넣지 못하는 경우가 허다합니다.
문제는 어떤 정보가 '꼭 필요한 순간'이 의외로 자주 있다는 것이죠. 모든 프로젝트는 수많은 미팅을 수반하고, 미팅은 다시 각종 메모와 관련 작업, 업데이트를 낳기 마련입니다. 그러다 보면 어느새 데이터는 눈덩이처럼 불어나 있고 '꼭 필요한 순간'에 원하는 정보를 찾아내기는 힘들어집니다. 시간이 갈수록 기하급수적으로 늘어나는 데이터는 적절하게 관리되지 못할 때 페인포인트가 되어 돌아옵니다. 그도 그럴 것이, 근로자의 3분의 1은 정보를 찾지 못할 때 번아웃을 경험한다고 응답했습니다. 또한, 지식근로자는 하루 일과의 58%를 '업무를 위한 업무'에 사용한다고 응답하기도 했습니다.
그렇다면 업무가 또 다른 시간 소모적 업무를 낳지 않는, 업무가 업무 그 자체가 되려면 어떻게 해야 할까요?
정보 검색 솔루션으로서의 AI
일하다 잘 모르는 것이 나왔을 때 어떻게 하시나요?
우선 스스로 정보를 찾아볼 수 있겠죠. 최소 2~3분이 걸릴 테고요. 아니면 동료에게 물어보는 방법도 있는데, 동료에게 관련 배경 정보를 함께 제공해야 하니 질문 작성에만 몇 분이 걸릴 거예요. 질문을 받은 동료는 답변을 바로 작성해 줄 수도 있고, 검색이 필요하다고 치면 대략 10분 정도 시간이 소요될 수 있겠네요. 거기에 다시 본인의 기존 업무로 돌아오는 데 20분이 추가로 소요됩니다. 동료에게 물어보았지만 답변을 받지 못하는 경우도 있을 수 있어요. 이때는 필요한 정보를 얻는 데 한나절이 걸릴 수도 있습니다.
AI를 사용하면 질문에 대한 답변을 즉각적으로 받을 수 있습니다. Q&A 기능을 이용하는 Notion 사용자는 하루 평균 2.7개의 질문을 하고, 이 사용자의 대다수가 질문을 할 때마다 작업 시간이 최소 5분 이상 단축됐다고 응답했습니다. 별것 아닌 듯한 이 수치도 회사 차원에서 보면 또 다른 얘기가 됩니다.
직원 3,000명의 Osaka Gas는 정보 검색 시간을 약 35% 단축했습니다.
직원 1,400명의 Remote.com은 검색 시간을 1회당 약 10분 단축했고, Q&A 기능을 매일 300회가량 사용합니다.
AI는 업무 효율성도 높여줍니다. 회의록 요약, 개요나 초안 작성, 데이터베이스 인사이트 업데이트 등의 단순 반복 작업을 획기적으로 간소화해 주거든요. 설문조사 데이터를 바탕으로 Notion AI 기능을 사용하는, 직원 100명의 회사가 주당 절감할 수 있는 작업 시간을 계산해 볼게요.
이미 앱 수십 개를 업무에 사용 중인 회사라면 AI 기능을 사용한다는 게 자칫 업무를 무겁게 만들 위험도 있습니다. 안 그래도 복잡했던 워크플로가 이중 삼중으로 복잡하게 될 여지가 크죠. 하지만 Notion AI는 기존에 사용하던 워크스페이스에 통합해 사용할 수 있습니다. ChatGPT로 Google Docs에 회의록을 요약하려면 무려 5단계의 프로세스를 거쳐야 하지만, Notion AI를 사용하면 단 한 단계로 회의록 요약이 가능합니다.
자신이 선호하는 기존 업무 도구에 AI 기능을 추가할 수 있다면 업무 효율과 만족도는 자연히 올라갑니다. 수익도 마찬가지고요.
Notion AI ROI 계산하기
AI로 절감된 작업 시간은 유의미한 금전적 이득으로 환산하여, 직원 1인당 어느 정도의 효과가 있는지 알아볼 수 있습니다. 궁극적인 목표는 직원당 수익 증대라는 점을 기억하며, 고객의 이해를 돕기 위해 작업 시간 단축이 어떻게 ROI로 환산될 수 있는지를 간단한 수식으로 정리해 보았습니다. 이 수식을 활용해 Notion AI 기능 도입으로 기대할 수 있는 ROI를 직접 계산해 보세요.
우선 회사 전체를 기준으로 Q&A 기능을 통해 근무일당 절감되는 작업 시간을 대략적으로 계산해 볼게요.
Q&A 질문 하루 평균 2.7개 × Q&A 기능을 사용하는 직원 수 × 질문당 단축되는 작업 시간 0.08시간 = 근무일당 절감되는 작업 시간
이 값을 1년으로 환산해 볼게요.
근무일당 절감되는 작업 시간 × 평균 시급 × 1년 기준 총 근무 일수 249일 = 1년 기준 총 절감 비용
예시를 들어볼까요?
직원수 100명, 직원 평균 시급이 US$50인 Notion에서 직원의 33%가 Q&A 기능을 이용 중이라고 가정해 볼게요.
1년간 절감되는 작업 시간 = Q&A 질문 하루 평균 2.7개 x 직원 수 100명 x 질문당 단축되는 작업 시간 0.0833시간 x 총 근무 일수 249일 x 직원 이용률 33% = 1,848시간
1년 기준 총 절감 비용 = 절감되는 작업 시간 1,848시간 x 시급 US$50 = US$92,400
이미 곳곳에서 강한 존재감을 뽐내는 Notion AI가 출시된 지 이제 1년밖에 되지 않았다는 사실이 새삼 놀랍게 느껴집니다. 앞으로도 더욱더 다양한 활용법과 기능이 추가될 예정입니다. 지금까지 말씀드린 내용이 AI 활용 기업으로서 업무 자동화를 더욱 강화하는 데 도움이 되시길 바랍니다. 여기에서 Notion AI에 대해 자세히 알아보고 AI 활용의 ROI를 직접 계산해 보세요.
