ความสัมพันธ์และโรลอัพ

สมมติว่าคุณมีฐานข้อมูล 2 ชุดสำหรับธุรกิจจำลองของคุณ 😉

• ฐานข้อมูลแรกใช้ติดตามลูกค้า

• และอีกฐานข้อมูลใช้ติดตามรายการสินค้าที่ซื้อ

คุณอยากรู้ทั้งว่าลูกค้าคนไหนซื้อสินค้าอะไร และสินค้าแต่ละชิ้นถูกซื้อโดยลูกค้าคนไหนบ้าง นี่คืองานของความสัมพันธ์!

• ในทั้ง 2 ตารางด้านบน คอลัมน์ที่มีป้ายกำกับว่า ↗ สินค้าที่ซื้อ และ ↗ ลูกค้า เป็นพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ ซึ่งเพิ่มได้เหมือนกับพร็อพเพอร์ตี้ฐานข้อมูลอื่นๆ

• เมื่อคุณเพิ่มสินค้าที่ซื้อลงในฐานข้อมูลลูกค้า ลูกค้าที่ซื้อสินค้านั้นจะปรากฏในคอลัมน์ ↗ ลูกค้า ในฐานข้อมูลสินค้าโดยอัตโนมัติ

• เชื่อมต่อฐานข้อมูลร้านอาหารเข้ากับ ฐานข้อมูลย่านต่างๆ เพื่อให้เห็นได้ทันทีว่าร้านไหนอยู่ในย่านใด

• เชื่อมต่อฐานข้อมูลบันทึกการประชุมเข้ากับฐานข้อมูลลูกค้า เพื่อให้เข้าถึงบันทึกที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละรายได้อย่างรวดเร็ว

• เชื่อมต่อฐานข้อมูลงานเข้ากับฐานข้อมูลโปรเจ็กต์ใหญ่ เพื่อให้เข้าใจว่าแต่ละโปรเจ็กต์แบ่งเป็นงานย่อยๆ อย่างไร และงานเหล่านั้นมีส่วนช่วยผลักดันโปรเจ็กต์อย่างไร

• เชื่อมต่อฐานข้อมูลผู้สมัครเข้ากับฐานข้อมูลผู้สัมภาษณ์ เพื่อติดตามว่าใครสัมภาษณ์ใครบ้าง

หากต้องการเชื่อมโยงฐานข้อมูล 2 ชุด คุณก็ต้องมีฐานข้อมูล 2 ชุด สมมติว่าคุณได้สร้างฐานข้อมูลลูกค้าและสินค้าไว้แล้ว สำหรับใช้ในการอธิบายขั้นตอนต่อไปนี้

1. เพิ่มคอลัมน์/พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ในฐานข้อมูลลูกค้า แล้วตั้งชื่อ เช่น สินค้าที่ซื้อ

2. ค้นหาความสัมพันธ์

3. จากนั้น ค้นหาฐานข้อมูลที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ด้วย

   

4. คุณจะเห็นตัวอย่างความสัมพันธ์ ในกรณีนี้ เราได้สร้างความสัมพันธ์จากฐานข้อมูลลูกค้าไปยังฐานข้อมูลสินค้า

5. คลิกปุ่มเพิ่มความสัมพันธ์สีน้ำเงิน เพื่อสร้างพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ใหม่ให้เสร็จ

   

6. เมื่อคลิกที่เซลล์ในคอลัมน์ความสัมพันธ์นี้ คุณจะเห็นเมนูที่ใช้ค้นหาและเลือกรายการจากฐานข้อมูลอื่นเพื่อเพิ่มเข้าไปได้

   • ตัวอย่างต่อไปนี้คือวิธีเพิ่มข้อมูลว่าลูกค้าแต่ละรายซื้อเสื้อผ้าชิ้นใดบ้าง

   • หากต้องการเพิ่มสินค้า ให้คลิกที่ชื่อในรายการ หากต้องการลบสินค้า ให้วางเมาส์เหนือรายการนั้นๆ แล้วคลิกปุ่ม – ที่อยู่ด้านขวา

ความสัมพันธ์จะถูกสร้างขึ้นเป็นแบบทางเดียวโดยค่าเริ่มต้น แต่คุณเปิดใช้งานความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกันในฐานข้อมูลปลายทางได้อย่างง่ายดาย

ด้วยความสัมพันธ์แบบสองทาง การแก้ไขจะส่งผลทั้งสองด้าน! ดังนั้น หากคุณเพิ่มลูกค้าในฐานข้อมูลสินค้าที่คอลัมน์ความสัมพันธ์ การเปลี่ยนแปลงนี้จะปรากฏในฐานข้อมูลลูกค้าด้วย

1. ทำตามคำแนะนำข้างต้นเพื่อสร้างพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ใหม่

2. คลิกที่ปุ่มเปิด/ปิดที่เขียนว่า "แสดงใน[ชื่อฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง]" ในตัวอย่างของเรา เขียนว่า "แสดงในฐานข้อมูลสินค้า"

3. ตั้งชื่อความสัมพันธ์ที่สอดคล้องกันนี้

4. ด้านล่างจะเป็นตัวอย่างความสัมพันธ์แบบสองทาง ในกรณีนี้ เราได้สร้างความสัมพันธ์จากฐานข้อมูลลูกค้าไปยังฐานข้อมูลสินค้า และความสัมพันธ์จากฐานข้อมูลสินค้าไปยังฐานข้อมูลลูกค้า

5. คลิกปุ่มเพิ่มความสัมพันธ์สีน้ำเงิน เพื่อสร้างทั้งสองพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ใหม่นี้ให้เสร็จ

จริงๆ แล้ว การสร้างความสัมพันธ์ก็คือการเพิ่มหน้า Notion ที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลหนึ่งเข้าไปในช่องพร็อพเพอร์ตี้ของอีกฐานข้อมูลหนึ่ง

• หน้าเหล่านี้เปิดและแก้ไขได้เหมือนหน้าทั่วไปเลย! คลิกที่ชื่อหน้าในคอลัมน์ความสัมพันธ์ จากนั้นคลิกอีกครั้งในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้นมา

• นอกจากนี้ยังลบหน้าที่เกี่ยวข้องออกได้ โดยเลื่อนเมาส์ไปเหนือหน้านั้น แล้วคลิกที่เครื่องหมาย – ทางด้านขวา

• คุณเลือกจำกัดจำนวนหน้าที่จะนำมาใส่ในพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ได้ โดยเลือกได้ว่าจะให้มี 1 หน้าหรือมีได้ไม่จำกัด

• หากคุณเลือกจำกัดไว้ที่ 1 หน้า ผู้ใช้ฐานข้อมูลจะเลือกเชื่อมโยงความสัมพันธ์ได้เพียง 1 หน้าเท่านั้น ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่หน้าหนึ่งควรเชื่อมโยงกับอีกหน้าหนึ่งเท่านั้น เช่น กรณีที่ควรมีเพียงหมายเลขคำสั่งซื้อเดียวที่เกี่ยวข้องกับการซื้อแต่ละครั้ง

หากต้องการเปลี่ยนวิธีแสดงผลความสัมพันธ์ในหน้าฐานข้อมูล:

1. ในหน้าฐานข้อมูล ให้คลิกที่ความสัมพันธ์

2. คลิกการมองเห็นพร็อพเพอร์ตี้ แล้วเลือกแสดงเสมอซ่อนเมื่อไม่มีข้อมูล หรือซ่อนเสมอ

เมื่อตั้งค่าความสัมพันธ์ในฐานข้อมูล คุณจะเลือกแสดงพร็อพเพอร์ตี้บางอย่างของหน้าที่เชื่อมโยงไว้ได้ด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีฐานข้อมูลคำถามที่พบบ่อยในบริษัท คำถามที่พบบ่อยแต่ละข้อมีความสัมพันธ์กับหน้าที่อธิบายคำตอบของคำถามนั้นเพิ่มเติม คุณอาจต้องการให้ผู้อื่นเห็นเจ้าของหน้าแต่ละหน้าได้ด้วย จะได้รู้ว่าควรติดต่อใครหากมีคำถามเพิ่มเติม ตั้งค่าฐานข้อมูลคำถามที่พบบ่อยให้แสดงชื่อเจ้าของพร้อมหน้าที่เกี่ยวข้องได้เลย!

วิธีตั้งค่า:

1. เปิดหน้าในฐานข้อมูลที่มีพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์

2. คลิกช่องที่อยู่ถัดจากพร็อพเพอร์ตี้นั้นเพื่อเชื่อมโยงหน้า → คลิก •••

3. ในเมนูที่ปรากฏขึ้นมา ให้ลากพร็อพเพอร์ตี้ของฐานข้อมูลที่สัมพันธ์กันเข้ามาหรือออกจาก "แสดงในความสัมพันธ์" หรือ "ซ่อนในความสัมพันธ์"

4. เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นพร็อพเพอร์ตี้ที่ต้องการปรากฏในช่องความสัมพันธ์ ซึ่งจะมีผลกับทุกหน้าในฐานข้อมูลปัจจุบัน

สมมติว่าคุณต้องการให้รายการในฐานข้อมูลเดียวกันมีความสัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น คุณมีฐานข้อมูลงานและต้องการให้แต่ละงานสัมพันธ์กับงานอื่นๆ

1. เริ่มต้นด้วยการสร้างความสัมพันธ์ใหม่

2. จากนั้นค้นหาและเลือกฐานข้อมูลที่คุณกำลังทำงานอยู่

3. ตอนนี้คุณจะเห็นว่าฐานข้อมูลที่คุณเลือกมีความสัมพันธ์กับฐานข้อมูลนี้

   • เมื่อเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับตัวเอง เราขอแนะนำให้ปิดความสัมพันธ์แบบสองทาง เนื่องจากพร็อพเพอร์ตี้จะซ้ำซ้อนกันโดยไม่จำเป็น

โรลอัพจะช่วยให้คุณรวมข้อมูลในฐานข้อมูลตามความสัมพันธ์ได้ ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างลูกค้าและสินค้าด้านบน สมมติว่าคุณต้องการทราบว่าลูกค้าแต่ละรายใช้จ่ายไปเท่าไร โดยอิงจากรายการสินค้าที่ซื้อ

1. ก่อนอื่น ให้สร้างความสัมพันธ์เพื่อให้รู้ว่าใครซื้ออะไร

2. เพิ่มคอลัมน์/พร็อพเพอร์ตี้ใหม่ แล้วเลือกโรลอัพจากเมนูประเภทพร็อพเพอร์ตี้ ตั้งชื่อที่สื่อความหมาย

• เมื่อคลิกที่เซลล์ใดๆ ในคอลัมน์โรลอัพ จะมีเมนูใหม่ปรากฏขึ้นเพื่อขอ:

  • พร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ที่คุณต้องการโรลอัพ

  • พร็อพเพอร์ตี้ของหน้าที่เกี่ยวข้องที่คุณต้องการโรลอัพ

  • การคำนวณที่คุณต้องการทำกับข้อมูลเหล่านั้น

• ดังนั้น สำหรับตัวอย่างนี้ คุณจะเลือกโรลอัพพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์ "สินค้าที่ซื้อ" และพร็อพเพอร์ตี้ "ราคา" ภายในหน้าเหล่านั้น จากนั้นให้เลือกการคำนวณผลรวม

  • การดำเนินการนี้จะเป็นการรวมราคาของสินค้าแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับชื่อลูกค้า และจะแสดงยอดเงินรวมที่ลูกค้าจ่ายไปในคอลัมน์โรลอัพ

มีการคำนวณหลายแบบที่ใช้กับโรลอัพได้ ประเภททั้งหมดมีดังนี้:

• แสดงต้นฉบับ: เป็นเพียงการแสดงหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในเซลล์เดียวกัน ซึ่งเหมือนกับพร็อพเพอร์ตี้ความสัมพันธ์นั่นเอง

• แสดงค่าที่ไม่ซ้ำกัน: แสดงแต่ละค่าที่ไม่ซ้ำกันในพร็อพเพอร์ตี้ที่เลือกสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• นับทั้งหมด: นับจำนวนค่าทั้งหมดในพร็อพเพอร์ตี้ที่เลือกสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• นับค่า: นับจำนวนค่าที่ไม่ว่างในพร็อพเพอร์ตี้ที่เลือกสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• นับค่าที่ไม่ซ้ำกัน: นับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำกันในพร็อพเพอร์ตี้ที่เลือกสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• นับค่าว่าง: นับจำนวนหน้าที่เกี่ยวข้องที่ไม่มีค่าในพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณเลือก ดังนั้น หากสินค้ารายการหนึ่งที่ลูกค้าซื้อไม่มีราคาระบุไว้ และพร็อพเพอร์ตี้ที่เลือกไว้คือราคา คอลัมน์โรลอัพจะแสดงผลเป็น 1

• นับค่าที่ไม่ว่าง: นับจำนวนหน้าที่เกี่ยวข้องที่มีค่าในพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณเลือก

• เปอร์เซ็นต์ที่ว่าง: แสดงเปอร์เซ็นต์ของหน้าที่เกี่ยวข้องที่ไม่มีค่าในพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณเลือก

• เปอร์เซ็นต์ที่ไม่ว่าง: แสดงเปอร์เซ็นต์ของหน้าที่เกี่ยวข้องที่มีค่าในพร็อพเพอร์ตี้ที่คุณเลือก

การคำนวณโรลอัพเหล่านี้ใช้ได้เฉพาะกับพร็อพเพอร์ตี้เท่านั้น:

• ผลรวม: คำนวณผลรวมของพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง (เหมือนตัวอย่างด้านบน)

• ค่าเฉลี่ย: คำนวณค่าเฉลี่ยของพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง

• ค่ามัธยฐาน: หาค่ามัธยฐานของพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง

• ค่าต่ำสุด: หาตัวเลขที่มีค่าต่ำสุดในพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง

• ค่าสูงสุด: หาตัวเลขที่มีค่าสูงสุดในพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง

• ช่วง: คำนวณช่วงระหว่างตัวเลขที่มีค่าสูงสุดและต่ำสุดในพร็อพเพอร์ตี้ที่เป็นตัวเลขสำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง (สูงสุด - ต่ำสุด)

การคำนวณโรลอัพเหล่านี้ใช้ได้เฉพาะกับพร็อพเพอร์ตี้เท่านั้น:

• วันที่เก่าที่สุด: หาวันที่/เวลาที่เก่าที่สุดในพร็อพเพอร์ตี้วันที่สำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• วันที่ล่าสุด: หาวันที่/เวลาล่าสุดในพร็อพเพอร์ตี้วันที่สำหรับหน้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

• ช่วงข้อมูล: คำนวณช่วงเวลาระหว่างวันที่ล่าสุดและเก่าที่สุดในพร็อพเพอร์ตี้วันที่สำหรับหน้าที่เกี่ยวข้อง

คุณใช้การคำนวณกับคอลัมน์โรลอัพได้ทั้งในตารางและบอร์ด เพื่อให้เห็นผลรวม ช่วง ค่าเฉลี่ย และค่าอื่นๆ ของทั้งฐานข้อมูล

• สมมติว่าคุณต้องการหายอดเงินรวมทั้งหมดที่ลูกค้าทุกคนจ่ายไปในตัวอย่างเดิม

• ให้คลิกที่พร็อพเพอร์ตี้ยอดรวมคำสั่งซื้อในตารางลูกค้า

• ในเมนูที่ปรากฏขึ้นมา ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ คำนวณ → ตัวเลือกเพิ่มเติม

• เลือกผลรวม